Облачное хранилище с совместным доступом к документам для ритейлера

Как мы помогли сети розничных магазинов организовать совместную работу над документами и разграничить права доступа с помощью сервиса «Облачный диск».

Облачное хранилище с совместным доступом к документам для ритейлера

Задача

Федеральному ритейлеру с широкой сетью розничных магазинов необходимо регулярно обмениваться большим количеством документов с поставщиками и партнерами. Большинство этих файлов содержат установленные законодательством нормы хранения и транспортировки товаров. При работе с такими документами важно иметь возможность ограничить права пользователей на редактирование и скачивание информации.

Для совместного доступа сотрудников к файлам компания использовала решение на базе терминальных серверов с дополнительными надстройками и шифрованием. При такой схеме сотрудникам нужно было каждый раз подключаться к серверам через форму авторизации для работы с документами. Для настройки прав на редактирование и скачивание файлов нужно было совершать множество сложных действий. Кроме того, решение требовало больших затрат на содержание сервера Windows и покупку лицензий для каждого специалиста, работающего с документацией. В совокупности все это делало сервис неэффективным и неудобным для пользователей.

Ритейлеру требовался инструмент, который позволил бы реализовать совместную работу с документами и возможность настройки прав доступа для пользователей в более эффективном и оптимизированном формате. Для решения этой задачи компания обратилась за помощью к DataLine.

Что нужно было сделать
  • Организовать удобное хранилище для файлов в облаке. Нужно было предоставить совместный доступ к документам сотрудникам и внешним подрядчикам.

  • Настроить функцию ограничения прав. Было важно разрешить редактирование и скачивание файлов только ответственным за документацию сотрудникам.

  • Избавиться от неэффективных инструментов. С помощью облачного решения компания надеялась сэкономить на закупке собственных серверов и лицензий.

Как решили задачу
Предоставили доступ к «Облачному диску»

Для решения основной задачи — перехода на удобный сервис — развернули клиенту выделенное хранилище «Облачный диск» на базе открытого ПО. С его помощью сотрудники компании безопасно обмениваются ссылками на корпоративные документы с коллегами, партнерами и поставщиками. С файлами можно работать через веб-браузер и приложения для основных ОС: Windows, Linux, macOS, iOS и Android.

Установили параметры ограничения прав доступа к файлам

Чтобы обеспечить клиента возможностью настраивать права доступа к документам, в «Облачный диск» добавили редактор Collabora Online Office. Таким образом, ответственные лица компании получили возможность в один клик запретить редактирование и скачивание важной документации  для сотрудников и подрядчиков, чтобы сохранить важные документы в корректном виде. «Облачный диск» также позволяет регулировать время доступа к файлу по ссылке, ограничивать открытие по IP и геопозиции.

Что получил клиент
Удобный и безопасный инструмент для работы с документацией

В сервисе реализована вся необходимая функциональность для работы с поставщиками и партнерами, включая регулирование прав на редактирование и скачивание документов, а также настройка совместного доступа к файлам.

Сокращение затрат

Ритейлер получил решение, которое позволило оптимизировать затраты на хранение  данных за счет облачной инфраструктуры и модели оплаты только за используемые ресурсы.

Запрос консультации по услуге "Облачный диск"

Есть похожая задача? Хотите попробовать услугу "Облачный диск"?

Оставьте заявку — мы свяжемся и обсудим, чем можем вам помочь

CAPTCHA
Этот вопрос задается для того, чтобы выяснить, являетесь ли Вы человеком или представляете из себя автоматическую спам-рассылку.
Облачный диск
  • Данные хранятся в выделенном защищенном пространстве.
  • Простой обмен с внешними контрагентами.
  • Прозрачная история документа.
  • Документы не покидают пределы компании.
  • Выполнение требований 152-ФЗ.

Другие кейсы

Best practice

Как обмениваться большими объемами конфиденциальной информации с подрядчиком и не бояться утечек.

Best practice, Удаленная работа офиса

Как облачная платформа помогает организовать процессы при дистанционном обучении.

Best practice, Удаленная работа офиса

Как мы создали резервное хранилище видеороликов в облаке и настроили интерфейс для быстрого обмена медиафайлами.

Удаленная работа офиса