Федеральному ритейлеру с широкой сетью розничных магазинов необходимо регулярно обмениваться большим количеством документов с поставщиками и партнерами. Большинство этих файлов содержат установленные законодательством нормы хранения и транспортировки товаров. При работе с такими документами важно иметь возможность ограничить права пользователей на редактирование и скачивание информации.
Для совместного доступа сотрудников к файлам компания использовала решение на базе терминальных серверов с дополнительными надстройками и шифрованием. При такой схеме сотрудникам нужно было каждый раз подключаться к серверам через форму авторизации для работы с документами. Для настройки прав на редактирование и скачивание файлов нужно было совершать множество сложных действий. Кроме того, решение требовало больших затрат на содержание сервера Windows и покупку лицензий для каждого специалиста, работающего с документацией. В совокупности все это делало сервис неэффективным и неудобным для пользователей.
Ритейлеру требовался инструмент, который позволил бы реализовать совместную работу с документами и возможность настройки прав доступа для пользователей в более эффективном и оптимизированном формате. Для решения этой задачи компания обратилась за помощью к DataLine.
Организовать удобное хранилище для файлов в облаке. Нужно было предоставить совместный доступ к документам сотрудникам и внешним подрядчикам.
Настроить функцию ограничения прав. Было важно разрешить редактирование и скачивание файлов только ответственным за документацию сотрудникам.
Избавиться от неэффективных инструментов. С помощью облачного решения компания надеялась сэкономить на закупке собственных серверов и лицензий.
Для решения основной задачи — перехода на удобный сервис — развернули клиенту выделенное хранилище «Облачный диск» на базе открытого ПО. С его помощью сотрудники компании безопасно обмениваются ссылками на корпоративные документы с коллегами, партнерами и поставщиками. С файлами можно работать через веб-браузер и приложения для основных ОС: Windows, Linux, macOS, iOS и Android.
Чтобы обеспечить клиента возможностью настраивать права доступа к документам, в «Облачный диск» добавили редактор Collabora Online Office. Таким образом, ответственные лица компании получили возможность в один клик запретить редактирование и скачивание важной документации для сотрудников и подрядчиков, чтобы сохранить важные документы в корректном виде. «Облачный диск» также позволяет регулировать время доступа к файлу по ссылке, ограничивать открытие по IP и геопозиции.
В сервисе реализована вся необходимая функциональность для работы с поставщиками и партнерами, включая регулирование прав на редактирование и скачивание документов, а также настройка совместного доступа к файлам.
Ритейлер получил решение, которое позволило оптимизировать затраты на хранение данных за счет облачной инфраструктуры и модели оплаты только за используемые ресурсы.
