Облачный диск для безопасного и удобного обмена документами с подрядчиками

Best practice

Как обмениваться большими объемами конфиденциальной информации с подрядчиком и не бояться утечек.

Облачный диск для безопасного и удобного обмена документами с подрядчиками

55% работников в России используют личную почту и мессенджеры для обмена рабочей информацией

(по статистике Kaspersky Lab)

Сотрудники любой компании постоянно обмениваются документами и файлами: с коллегами внутри компании и с внешними контрагентами. Хорошо, если для конфиденциальной коммерческой информации: договоров, счетов, актов сверки и прочее, –  в компании используют системы электронного документооборота (ЭДО). Однако зачастую обмен документами происходит спонтанно и неконтролируемо.

Почта, мессенджеры, ftp-серверы, внешние облачные хранилища с доступом по прямой ссылке – что удобно и доступно сотруднику, то он и использует.

Как это влияет на бизнес-процессы
  • Проблема 1. В компании нет единого хранилища документов. Очень быстро становится непонятно, где и что лежит, кто автор документа, кто вносил правки, актуален документ или его уже можно удалять.

  • Проблема 2. Если в документах содержится чувствительная коммерческая информация, есть риск неконтролируемых утечек. Сотрудники регистрируются в публичных облачных хранилищах через личные аккаунты. Документы часто "шарятся" по общедоступной ссылке, не удаляются оттуда после обмена и индексируются поисковыми системами. При обмене в мессенджерах информация также хранится на серверах за пределами компании.

Как эти проблемы решает сервис "Облачный диск"?
Данные хранятся в выделенном защищенном пространстве

Каждый клиент получает отдельное хранилище, которое никак не связано с другими клиентами.

Все документы в "Облачном диске" недоступны для индексации поисковыми системами: они "не всплывут".

Простой обмен с внешними контрагентами

При создании папке или отдельному документу присваивается уникальная ссылка.  Автор документа может расшарить ссылку внутри организации (по адресу корпоративной почты) или сделать ссылку доступной для внешних подрядчиков.

При этом можно установить права на просмотр, редактирование, скачивание, ограничить доступ к документу по времени и географии.

История документа прозрачна

По каждому документу на общем диске можно проследить, кто исправлял текст, скачивал файл и изменял права  доступа. Вы не запутаетесь в версиях измененных документов благодаря истории версий.

Сами документы никуда не пересылаются

Вы пересылаете внешнему контрагенту ссылку на папку или на документы. Сами же документы остаются внутри компании и могут быть защищены от скачивания. Дополнительно вы можете защитить ссылку на документ с помощью пароля или установить ограничение доступа по времени.

Можно подключить всех участников информационного обмена

Для подрядчиков вы можете сделать гостевые учетные записи на вашем облачном диске. В этом случае внешний контрагент будет иметь доступ к разрешенным папкам на диске и сможет загружать туда файлы.

Легко работать с тяжелыми файлами

Файлы большого размера (например, видео или исходники фото) загружаются через браузер с помощью модуля многопоточной загрузки данных flow upload. Загрузка файлов не прерывается даже в случае нестабильного соединения.

Можно не бояться нарушить 152-ФЗ

Вы можете обмениваться документами, включающими персональные данные. Облачный диск соответствует требованиям 152-ФЗ для третьего уровня защиты персональных данных (УЗ-3).

Облачный диск для удобного и безопасного обмена с внешними контрагентами
  • Данные хранятся в выделенном защищенном пространстве.
  • Простой обмен с внешними контрагентами.
  • Прозрачная история документа.
  • Документы не покидают пределы компании.
  • Выполнение требований 152-ФЗ.

Запрос консультации

Оставьте заявку — мы свяжемся и обсудим, чем можем вам помочь