(по статистике Kaspersky Lab)
Сотрудники любой компании постоянно обмениваются документами и файлами: с коллегами внутри компании и с внешними контрагентами. Хорошо, если для конфиденциальной коммерческой информации: договоров, счетов, актов сверки и прочее, – в компании используют системы электронного документооборота (ЭДО). Однако зачастую обмен документами происходит спонтанно и неконтролируемо.
Почта, мессенджеры, ftp-серверы, внешние облачные хранилища с доступом по прямой ссылке – что удобно и доступно сотруднику, то он и использует.
Проблема 1. В компании нет единого хранилища документов. Очень быстро становится непонятно, где и что лежит, кто автор документа, кто вносил правки, актуален документ или его уже можно удалять.
Проблема 2. Если в документах содержится чувствительная коммерческая информация, есть риск неконтролируемых утечек. Сотрудники регистрируются в публичных облачных хранилищах через личные аккаунты. Документы часто "шарятся" по общедоступной ссылке, не удаляются оттуда после обмена и индексируются поисковыми системами. При обмене в мессенджерах информация также хранится на серверах за пределами компании.
Каждый клиент получает отдельное хранилище, которое никак не связано с другими клиентами.
Все документы в "Облачном диске" недоступны для индексации поисковыми системами: они "не всплывут".
При создании папке или отдельному документу присваивается уникальная ссылка. Автор документа может расшарить ссылку внутри организации (по адресу корпоративной почты) или сделать ссылку доступной для внешних подрядчиков.
При этом можно установить права на просмотр, редактирование, скачивание, ограничить доступ к документу по времени и географии.
По каждому документу на общем диске можно проследить, кто исправлял текст, скачивал файл и изменял права доступа. Вы не запутаетесь в версиях измененных документов благодаря истории версий.
Вы пересылаете внешнему контрагенту ссылку на папку или на документы. Сами же документы остаются внутри компании и могут быть защищены от скачивания. Дополнительно вы можете защитить ссылку на документ с помощью пароля или установить ограничение доступа по времени.
Для подрядчиков вы можете сделать гостевые учетные записи на вашем облачном диске. В этом случае внешний контрагент будет иметь доступ к разрешенным папкам на диске и сможет загружать туда файлы.
Файлы большого размера (например, видео или исходники фото) загружаются через браузер с помощью модуля многопоточной загрузки данных flow upload. Загрузка файлов не прерывается даже в случае нестабильного соединения.
Вы можете обмениваться документами, включающими персональные данные. Облачный диск соответствует требованиям 152-ФЗ для третьего уровня защиты персональных данных (УЗ-3).
