(НИУ ВШЭ)
С марта 2020 года из-за пандемии коронавируса высшие учебные заведения перешли на дистанционное обучение. Но только 11% вузов имели достаточную инфраструктуру для организации обучения онлайн и размещения учебных материалов на своих мощностях.
При электронном формате обучения нужно где-то хранить образовательный контент и открывать к нему доступ сотням и даже тысячам студентов. Но чтобы создать условия всем участникам дистанционного учебного процесса, многим вузам потребовалась модернизация инфраструктуры, затраты на нее исчислялись миллионами рублей.
Проблема 1. Как удобно обмениваться обучающими материалами? В режиме «дистанционки» студентам нужен простой доступ к лекционным материалам, онлайн-курсам и дополнительной литературе.
Иногда в вузе для этих задач есть централизованная система управления обучением (Learning management system, LMS). Это готовые ИТ-платформы с редакторами учебных курсов, возможностью записи и хранения онлайн-занятий. Но не всегда эти решения рассчитаны на запросы от тысяч пользователей одновременно. Зачастую такие платформы стоят дорого и не всем вузам по карману.
Если в вузе нет LMS, преподаватель может использовать открытые инструменты: Zoom, Skype, бесплатные сервисы для облачного хранения файлов, рассылку материалов по электронной почте. Но когда в обучение вовлечены тысячи студентов, работать с бесплатными сервисами становится сложно из-за ограничений на объем файлов и число пользователей. Нужно решать рутинные задачи по сбору электронных адресов студентов и предоставлению доступа, так нагрузка на преподавателей увеличивается.
Проблема 2. Как организовать самостоятельную работу и проверку знаний? По многим дисциплинам студенты должны выполнять практические работы, и важно обеспечить сдачу заданий в режиме онлайн. Желательно сделать это на единой платформе с лекциями, чтобы у студентов была удобная навигация по материалам, а преподавателям не пришлось собирать работы из разных источников.
Часто бывает, что студенты присылают контрольную, курсовую или дипломную работу по почте. Преподаватели скачивают и открывают ее на своем компьютере, где может быть установлена другая версия текстового редактора. Если версии отличаются сильно, форматирование текста часто нарушается. Иногда документы попросту не читаются или не открываются на разных устройствах из-за несоответствия версий ПО и форматов.
Проблема 3. Как обеспечить дистанционную подачу документов и хранение информации о студентах? В крупных университетах на первый курс могут поступать по несколько тысяч студентов в год. Во время приемной кампании документы от абитуриентов необходимо сортировать, комплектовать и хранить, а затем передавать в централизованную систему документооборота.
В дистанционном формате абитуриенты могут подать заявление через портал госуслуг или сайт вуза. К заявлению прикладывают сканы документов, из которых нужно извлечь информацию и внести в систему вуза. При этом важно соблюсти все процедуры обработки персональных данных абитуриентов.
После поступления эта информация полезна для создания профиля студента и его идентификации. С помощью такого профиля можно предоставлять студенту доступ ко всем образовательным услугам в разных системах.
Проблема 4. Как хранить архивные данные? Вузы обязаны хранить электронные копии студенческих работ до 5 лет. Если крупный университет принимает тысячи студентов ежегодно, в его пятилетнем архиве хранятся уже десятки тысяч работ. В зависимости от факультета вес файлов в архивах может варьироваться: от нескольких килобайт текстового документа до гигабайтов для масштабных проектов с медиаконтентом.
В большинстве вузов хранением работ занимаются библиотеки, но в период пандемии они тоже сталкиваются с многократным ростом запросов от пользователей.
Проблема 5. Кто и как администрирует ИТ-процессы? Ведущие учебные заведения в крупных городах могут использовать в учебном процессе собственные сложные ИТ-системы и привлекать на их поддержку компетентных специалистов. В небольших региональных вузах на таких позициях часто большая «текучка» сотрудников, зачастую администрированием занимаются студенты этого же вуза.
Даже если в вузе есть система для обмена документами и совместной работы, при ротации кадров хранение документов не всегда настроено оптимальным и безопасным способом. Многие решения никак не документируются, это затрудняет поддержку пользователей и освоение систем преподавателями.
Платформа на базе NextCloud предоставляет удобное хранилище файлов и дополнительные инструменты для совместной работы. С ее помощью легко создавать документы в режиме онлайн, делить пользователей на группы и безопасно отправлять им ссылки на учебные материалы.
Преподаватель может раздать права на просмотр, редактирование и скачивание документов сразу для всей учебной группы. Доступ к учебным файлам у отчисленных студентов можно блокировать автоматически.
Также для файлов и папок есть ограничения прав доступа по времени. Например, загрузку задания студентом в папку можно ограничить сроком выполнения задания.
Можно создавать текстовые документы, таблицы, презентации, размещать и просматривать изображения, видео и аудио в высоком качестве.
Помимо стандартных графических файлов поддерживается просмотр фотографий в формате RAW и 3D-моделей, чтение файлов электронных книг, создание диаграмм в аналоге VISIO draw.io.
Документы недоступны для индексации поисковыми системами, передача данных шифруется, а информация защищена от вирусов и зловредных программ. Так вуз может обезопасить интеллектуальную собственность авторов курсов и пособий.
Вузу не нужно прогнозировать количество одновременно работающих студентов, достаточно определить примерный объем учебных материалов.
Стандартная версия платформы обеспечивает до 150 одновременных подключений. Платформа в кластерном исполнении поддерживает работу десятков тысяч пользователей, без ограничения по размеру диска.
Преподаватели могут проводить опросы и получать обратную связь по курсу от студентов. Также с помощью опросных форм удобно создавать тесты для проверки знаний по пройденному материалу.
К платформе для совместной работы легко подключить сканеры и многофункциональные устройства (МФУ). Например, студенты могут присоединить свои домашние устройства для загрузки работ.
Можно подключить и более сложные устройства из учебных классов для проведения практических работ. Например, за счет интеграции с медицинским оборудованием удобнее загружать и просматривать снимки с рентгена, КТ, МРТ.
Интеграция с МФУ полезна в приемной комиссии, которая работает в гибридном режиме и принимает документы онлайн и офлайн. Сканы из всех источников можно сразу собирать в единое хранилище.
В платформе для совместной работы есть отдельные модули для конвертации документов в PDF, поиска дубликатов и распознавания текста с поддержкой русского языка. За счет этого можно извлекать информацию из отсканированных документов и заносить ее в системы вуза без установки дополнительного ПО.
Если вузу нужно хранить данные студентов в соответствии со 152-ФЗ, можно разместить их в Cloud-152 — облачной инфраструктуре для хранения и обработки персональных данных.
Платформа прошла аудит на соответствие требованиям закона №152-ФЗ «О защите персональных данных» и подтвердила защиту от угроз третьего типа.
Если в вузе развернут домен Active Directory, за счет интеграции с AD студентам и преподавателям можно организовать вход в платформу по доменному логину и паролю.
Открытый API позволяет интегрироваться с другими решениями: системой документооборота или ERP.
Платформа для совместной работы — это готовый сервис с техподдержкой по фиксированной цене. В отличие от многих публичных сервисов, стоимость услуги зависит не от количества пользователей, а от объема хранилища.
Соглашение об уровне обслуживания гарантирует доступность сервиса 99,5% и время реакции на инцидент в пределах 10 минут. Пользователям доступна база знаний по продукту, которая регулярно дополняется.
